Att byta affärssystem kan ibland vara en svår och komplicerad process. Men det finns sätt att göra processen enklare och bättre. I den här guiden går vi igenom fyra viktiga delar att tänka på när ni byter affärssystem.
Guiden ger er en insikt i hur ni:
- Förbereder er organisation på bytet av affärssystem
- Analyserar ert behov och skapar en kravspecifikation
- Väljer en implementationspartner
- Undviker vanliga fallgropar i affärssystemsprojekt
Är er organisation redo att byta affärssystem?
Innan ni ens börjar titta på olika affärssystem måste ni se till att er organisation är redo för den verksamhetsförändring som ett byte av affärssystem innebär.
- Finns det en acceptans och vilja i organisationen att byta affärssystem?
Se till att alla är med på förändringsresan. För att lyckas med ert projekt är det avgörande att ledningen beskriver och förankrar förändringen i hela organisationen. - Har ni interna resurser för att framgångsrikt implementera ett nytt affärssystem?
En affärssystemspartner driver och genomför stora delar av implementationen. Men för att projektet ska bli lyckat hela vägen krävs tillgång till interna resurser i projektet. Behovet kommer vara betydande, så säkerställ tidigt att ni har dessa på plats. - Är ledningen och chefer delaktiga i förändringen?
Ett affärssystemsbyte kommer att påverka hela verksamheten och ledningens medverkan genom hela processen är därför mycket viktig för ett framgångsrikt projekt.
Vill du ta ditt affärssystem till nästa nivå?
Börja med en analys och kravspecifikation
Börja med att analysera ert behov och ta fram en kravspecifikation utifrån följande frågor:
- Hur ser er verksamhet ut om 5-10 år och hur påverkar det valet av affärssystem?
- Vad förväntar ni er av ett nytt affärssystem? Vad vill ni kunna göra som ni inte kan göra idag?
- Hur ser era processer ut? Hur avancerat system behöver ni och hur flexibelt behöver det vara?
Kom ihåg att inte tänka för mycket på vilka funktioner ni söker. Börja med att tänka på vilket verksamhetsbehov ert företag har och hur ni vill utvecklas. Utifrån det hittar ni rätt system tillsammans med er affärssystemspartner.
Goodfellows Business Partner arbetar med Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Det passar väldigt många företag, men inte alla. Här kan ni läsa om det är en match för ert företag.
Välj rätt partner för implementation
Att välja rätt partner för implementationen av ert affärssystem är minst lika viktigt som vilket system ni väljer. Att matcha vad gäller värderingar och arbetssätt är avgörande för ett framgångsrikt projekt.
Välj en partner som:
- Har dokumenterad erfarenhet och kunskap
- Vågar utmana er att tänka i nya banor. Exempelvis att utveckla era nuvarande processer och rutiner med hjälp av affärssystemet
- Hjälper er strategiskt och ser till att affärssystemet passar även när företaget går in i nya marknader eller utvecklar nya affärsområden
- Dokumenterar sitt arbete
- Passar er företagsstorlek
- Kan hantera bolagets övriga IT-behov
På Goodfellows Business Partner arbetar vi agilt och testar affärssystemet löpande istället för att bygga allt klart direkt. Vi debiterar en fast månadskostnad istället för timdebitering så att budgeten alltid hålls. Det passar många, men inte alla. Skaffa er en tydlig bild av er partners arbetssätt innan ni inleder ett samarbete. Om du är nyfiken på vårt unika arbetssätt så kan du läsa mer här.
Vanliga problem vid valet av implementationspartner
Här är några vanliga problem och fallgropar som ni bör tänka på när ni väljer implementationspartner av ert affärssystem.
- Partnern ser inte till helheten
Var noggrann med att kräva strategisk konsultation från er partner. Exempelvis, hur valet av affärssystem påverkas när företaget växer och utvecklas - Bristande dokumentation
Det här kan innebär att ni får svårt att byta leverantör och konsult i framtiden. Se alltid till att er partner tydligt och löpande dokumenterar arbetet så att någon annan enkelt kan ta över
Vad händer om din partner går i konkurs eller om konsulten blir allvarligt sjuk och dokumentation saknas? - Skriv ett tydligt avtal
Se till att det framgår tydligt vad som ska levereras så att er leverans är säkrad så långt det går - Budgeten hålls inte
Vid projekt som bygger på löpande timmar kan slutsumman ofta hamna 2-3 gånger högre än ursprunglig budgeterad kostnad
Sammanfattning
- Se till att er organisation är förberedd innan ni väljer ett nytt affärssystem
- Gör en detaljerad behovsanalys och ta fram en kravspecifikation
- Se till att er implementationspartner är erfaren och har ett arbetssätt som passar ert företag
- Ta hjälp av vår lista för att undvika affärssystemsprojekt som skapar problem och onödiga kostnader
Kontakta oss för mer information
Författare