Vi träffar många företag som använder Excel för sin redovisning eller använder det som ett stöd för processer i verksamheten.
För de flesta fungerar det under uppstart och verksamhetens första tid, men hur vet man när det är dags att investera i ett riktigt affärssystem?
Till vem riktar sig den här artikeln?
Till dig som exempelvis är ekonomiansvarig på ett mindre företag och använder Excel för redovisning, rapportering eller andra verksamhetskritiska processer.
När är Excel tillräckligt för era behov?
Ni kommer ganska långt med Excel om det främst handlar om att sköta företagets redovisning samt om mängden transaktioner går att hantera manuellt.
Faktum är att väl uppsatta kalkylark kan fungera utmärkt för många mindre företag. Men så fort ni behöver ha systemstöd för fler processer i bolaget gäller det att tänka till. Sådana processer kan exempelvis vara försäljning, inköp och lager.
5 tecken som visar att det är dags att byta till ett affärssystem
- Ni använder Excel för alla processer
Har ni manuella kalkylark för allt från lagersaldo till inköp och redovisning? Det här är ett arbetssätt som varken är skalbart eller hållbart i takt med att ni växer. Med tiden kommer ni att möta en komplexitet i processerna och volym i transaktionerna som gör det väldigt svårt att bibehålla ett effektivt och pålitligt arbetssätt. - Ni drunknar i administration
Lägger ni många timmar på att manuellt uppdatera kalkylark och se till att de är korrekta? Det går att automatisera de processerna. - Svårigheter att följa upp resultat
Krävs det mycket manuellt arbete för att dra ut rapporter och följa upp era resultat? - Felkalkyleringar
Lägger ni tid på att korrigera beräkningar och den data ni får in? - Brister i datasäkerheten
Var lagras kalkylarket? Finns det backuper? Vilka har tillgång till er data? Att använda kalkylark i Excel är i regel inget säkert sätt att lagra data.
Om ni upplever något av ovan är det dags att utforska möjligheten att byta till ett affärssystem.
Vill du ta ditt affärssystem till nästa nivå?
8 fördelar med affärssystem jämfört med Excel
Vad är ett affärssystem?
Ett affärssystem kopplar ihop alla företagets processer i en databas för att ge er en samlad bild av hur verksamheten presterar. Här kan du läsa mer om Microsoft Dynamics 365 Business Central som vi på Goodfellows jobbar med.
1. Ger er bättre beslutsstöd och effektiviserar ert arbete
Ett affärssystem kopplar ihop alla företagets processer som exempelvis försäljning, inköp, lager och kundkontakter med redovisningen. Det ger en komplett vy av verksamheten som är svår att få i Excel eftersom det kräver mycket manuellt arbete och inmatning av data.
I ett affärssystem går det även att analysera information utifrån fler dimensioner samt få snabbare och mer exakt rapportering än i Excel. Ett kalkylark är inte byggt som ett affärssystem och processer som går utanför företagets ekonomiska redovisning är mycket svåra att sätta upp. Sammantaget ger ett affärssystem bättre beslutsstöd och kan effektivera mycket av det manuella arbete som krävs i Excel. På så sätt får företaget ett mer hållbart och skalbart arbetssätt.
Exempel på hur en överblick kan se ut i ett affärssystem. Alla företagets processer är kopplade och ni ser direkt alla relevanta nyckeltal för verksamheten.
2. Automatiserar och säkrar er leveranskedja
Om ni är ett distribuerande företag kan det vara svårt att arbeta med lager och leveranser genom Excel. Det krävs mycket manuellt arbete som i många fall blir mycket svårt att bibehålla när lagret blir större och antalet produkter blir fler.
I en del affärssystem, exempelvis Microsoft Dynamics 365 Business Central, finns inbyggd intelligens som förutser vad som behöver köpas in. Det hjälper er att automatiskt beräkna lagernivåer, ledtider och beställningspunkter. Dessutom kan ni få rekommendationer om när ni ska betala leverantörer för att få leverantörsrabatter eller undvika förseningsavgifter.
Det finns även stöd för att veta var en produkt finns på lagret, om den är tillgänglig för leverans och om en order är levererad samt många andra funktioner.
Med affärssystemet kan ni enkelt hantera lager, leveranser och optimera lagernivåer.
3. Hjälper er att sälja smartare och förbättrar kundtjänsten
Som ett tillägg till många affärssystem finns möjlighet att koppla ihop försäljning och kundservice. På så sätt kan ni exempelvis prioritera kunder baserat på omsättning och se hela försäljningsprocessen i affärssystemet. Det går även att hantera servicerelaterade frågor samt delegera dem till personer i organisationen.
Att sätta upp sådana processer med Excel är mycket svårt och kräver andra program som exempelvis hanterar servicefrågor. I ett affärssystem får ni en överblick av alla sådan delar direkt.
4. Hjälper er att hålla både budget och projekt
Arbetar ni med projekt? I ett affärssystem kan ni se tidrapportering, hur projekt framskrider, hur väl budgeten hålls samt följa kostnader och kundernas betalning. På så sätt får ni en helhetssyn av alla projekt.
Excel är i grunden inte byggt för att koppla ihop de här processerna och gör det svårt att få en överskådlig vy av verksamheten.
5. Standardiserar er rapportering
Istället för att jobba med skräddarsydda kalkylark så får ni nu tillgång till standardiserade rapporter och nyckeltal. Jämfört med Excel innebär det också att ni blir mindre personberoende. Kalkylark i Excel kan variera i utformning vilket gör att det är svårare för exempelvis nyanställda att hantera jämfört med standardiserade lösningar i ett affärssystem.
Ett exempel på hur standardiserade rapporter kan se ut i ett affärssystem som Microsoft Dynamics 365 Business Central. Här kan ni direkt se hur företaget presterar och enkelt dra ut rapporter och nyckeltal. Det går även att se resultat i realtid med hjälp av inbyggda Power BI-instrumentpaneler.
6. Betala bara för ert behov
Ska företaget växa? För molnbaserade affärssystem betalar ni bara per användare vilket gör att kostnaden skalas i takt med att ni växer och blir fler. Dessutom är det enkelt att koppla på nya funktioner när verksamhetens processer förnyas och utvecklas.
Excel är relativt billigt men för att lösa alla era behov kommer ni att behöva en del dyra program och integrationer för att kunna fortsätta använda er befintliga Excel-lösning.
7. Ett framtidssäkrat verktyg
Molnbaserade affärssystem uppdateras löpande av systemleverantören och håller er därför alltid uppdaterade med den senaste utvecklingen gällande både teknik och funktion. Jämfört med Excel innebär det att ni alltid har tillgång till moderna lösningar som passar just er verksamhet. Egenutvecklade kalkylark i Excel kan aldrig automatiskt uppdateras på motsvarande sätt och kan därmed riskera att ni inte hänger med i utvecklingen.
8. Ökar datasäkerheten
Med ett molnbaserat affärssystem sköter leverantören era backuper automatiskt. Personliga inloggningar i kombination med autentiseringssystem gör att er affärsdata är i säkert förvar. Affärssystemet möjliggör även att hantera kundernas data enligt GDPR.
Men är inte ett affärssystem bara något som stora företag har?
Nej, med ett molnbaserat affärssystem betalar ni bara för de som använder systemet. Därför kan både små och stora företag använda affärssystem. På Goodfellows jobbar vi med Microsoft Dynamics 365 Business Central som kostar 600-800 kr per fullanvändare.
Funderar ni på att implementera ett affärssystem? Då ska ni läsa vår artikel ”vad ska man tänka på vid byte av affärssystem?”
Behöver ni mer rådgivning om affärssystem så är ni alltid välkomna att kontakta oss på Goodfellows.
Kontakta oss för mer information
Författare